Cómo controlar con Excel a los empleados que trabajan fuera de la oficina

Trabajo a distancia con Excel

Cada vez son más las empresas que apuestan por la flexibilidad laboral o el teletrabajo, dando a sus empleados la posibilidad de trabajar desde su propio hogar o, en su defecto, fuera de la oficina. Sin embargo, hay que ejercer un control de trabajadores fuera de la oficina para asegurarnos de que cumplen con sus horarios laborales y dedican a nuestra empresa las horas que estipula su contrato; y una de las mejores formas de hacerlo es utilizando el control de horas trabajadas de Excel.

Control de horarios flexibles con Excel

Los horarios flexibles son aquellos en los que el trabajador decide a qué hora empieza y a qué hora sale del trabajo, configurando su propio horario cada día. Al final del mes tendrá que haber trabajado las horas que dice en su contrato, y la mejor manera que tenemos para asegurarnos de que cumple con sus obligaciones es utilizar una plantilla de control de horarios y horas trabajadas a la que día a día se transferirán los datos registrados por el sistema de fichaje cada vez que el trabajador entre o salga del trabajo.

Así, en la plantilla de Excel tendremos una columna con el nombre de cada empleado, otra columna con la hora de entrada y otra con la hora de salida. La gran ventaja de utilizar estas plantillas es que una vez hayas introducido los datos de inicio y fin de la jornada laboral, Excel calculará automáticamente las horas que ha trabajado ese día cada empleado, y las añadirá al total de horas trabajadas al mes. Así, a la hora de pagar tendrás toda la información sobre horas trabajadas de cada empleado, incluidas las horas extra. Es posible controlar fácilmente la jornada flexible con Excel gracias a las múltiples funciones y fórmulas que tiene el programa.

Uno de los aspectos más destacados de estas plantillas es que podemos adaptarlas según las características de nuestra empresa. Así, si nuestros trabajadores tienen una hora de descanso a lo largo de su jornada laboral, podemos incluir esta variable para que la reste del total de horas trabajadas. Como decíamos, también puedes calcular en Excel las horas extra trabajadas por un empleado si añades a la plantilla de Excel la tarjeta de horas trabajadas de los empleados con el número de horas máximo que pueden trabajar al día. Cuando se exceda ese total, podremos hablar de horas extra.

Control de teletrabajo con Excel

Un paso más allá de la flexibilidad laboral va el teletrabajo, los empleados que trabajan a distancia y que no están obligados a pasar por la oficina. Obviamente, es lícito que quieras ejercer un control a trabajadores fuera de la oficina, ya que es mucho más difícil asegurarse de que cumplen con su horario que si el empleado entrase a la oficina cada día. En este caso, podéis instalar un software o una app de control de horarios que te proporcione los datos de inicio y fin de su jornada laboral.



Igual que pasa con los empleados con horario flexible, deberías utilizar la plantilla de Exel de control de horarios y horas trabajadas con tus empleados en remoto, ya que introduciendo los datos de inicio y fin de la jornada laboral podrás calcular fácil y rápidamente el número de horas trabajadas, las horas extra, etc. El teletrabajo requiere una gran confianza en la profesionalidad de tus empleados, pero aún así nunca está de más controlarlos.

El control horario de los empleados que trabajan fuera de la oficina o lo hacen con un horario flexible es clave en nuestra búsqueda de la máxima productividad de la empresa. De hecho, esta es la principal razón por la que ofreceremos estas opciones a los trabajadores, pero hay que ejercer el control de los trabajadores fuera de la oficina para asegurarnos de que no hay ningún problema y que los empleados que sí van a la oficina no sientan que tienen unas peores condiciones laborales.

Herramientas para controlar la presencia de los trabajadores

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