Beneficios de Excel como programa contable

Una de las muchas funciones que le podemos dar a Excel como sistema contable. Da igual si se trata de una gran empresa, una compañía de tamaño mediano o un pequeño negocio, las ventajas de utilizar Excel como programa contable son muchas, empezando por la facilidad que nos ofrece a la hora de gestionar los números de la empresa. Por eso vamos a ver los principales motivos que tenemos para utilizar Excel como programa de contabilidad en el día a día de nuestra empresa.

Ventajas de utilizar Excel para la contabilidad empresarial

Repasamos las principales ventajas que tiene Excel para emplearlo como una herramienta de contabilidad en las pequeñas y medianas empresas.

El cálculo a través de fórmulas

Las fórmulas y funciones de Excel son uno de los rasgos de identidad de las hojas de cálculo de Excel. A través de las fórmulas podemos hacer fácil y rápidamente operaciones aritméticas sobre cientos de miles de datos. Al hacerlas sobre una hoja de cálculo, las operaciones se recalculan cada vez que modificamos un dato o introducimos una nueva variable sin tener que editar las fórmulas. La posibilidad de realizar todas estas operaciones mediante es una de las principales razones que explican el uso de Excel entre los contables.

Fórmulas para contabilidad

Podemos convertir los datos a gráficos

Otra de las características de Excel es la opción de transformar cualquier tabla de datos en un gráfico que nos ofrecerá un análisis mucho más visual del estado de las finanzas de nuestra empresa, de su evolución, etc. No es lo mismo tener los datos en usa sucesión de números celda a celda que en un gráfico lineal o en uno de columnas, que nos ofrecen mucho más valor. Además, podemos hacer todo tipo de gráficos.

Permite identificar tendencias

Precisamente gracias al uso de tablas y gráficos en Excel es más fácil identificar las tendencias que acompañan a la contabilidad de nuestra empresa. De esta forma es más fácil identificar los puntos clave, dónde hay un problema y hacernos una idea de lo que nos espera en un futuro, ya que de cada tendencias podemos extraer una serie de conclusiones que nos permiten predecir el porvenir. Contar con este análisis de tendencias y predicciones en Excel puede ser decisivo a la hora de abordar inversiones o ahorrar para hacer frente a contingencias inesperadas.

El formato condicional

Igual que pasa con el resto programas del paquete de Office, Excel nos permite destacar los datos con negritas, cursivas, colores, etc. Por una parte, esto nos permite resaltar los datos que más nos interesan de la contabilidad de nuestra empresa, y por otra parte nos permite utilizar el formato condicional. Precisamente el formato condicional nos facilita filtrar los datos según esas características que les hemos dado, lo que nos permite obtener datos tan relevantes como el beneficio antes de impuestos, el saldo que queda para la empresa, etc.

Es una gran base de datos

Otro de los motivos que pueden llevarnos a utilizar Excel como programa contable es su función como base de datos. Podemos separar los datos por tablas y columnas, y a partir de esa base de datos que hemos elaborado en Excel filtrarlos, crear listas o utilizar el editor de visual basic para editar nuestra propia macro y aplicarla para que los cálculos se hagan por sí solos, entre otras muchas cosas. Además, su capacidad de almacenamiento parece no tener fin.

A todas estas razones que hemos visto para utilizar Excel como un programa contable en nuestra empresa hay que sumar otras ventajas del programa de cálculo de Office, como el acceso en línea a través de Office 365, la posibilidad de compartir los datos con nuestros compañeros, la facilidad con la que podemos utilizarlo… Una vez pruebas Excel como programa contable seguro que no quieres utilizar otro programa ni otra herramienta para ello, y gracias a él gestionar los números de tu empresa será mucho más cómodo.

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