Aprende a medir la productividad laboral con Excel

Tenemos muchas variables para conocer el éxito de la empresa, algunas objetivas como los números y otras algo más subjetivas como la consecución o no de los objetivos propuestos. Sin embargo, hay un elemento muy preciso para medir el éxito: la productividad laboral. Vaya por delante que medir la productividad con Excel es algo complejo, pero es la mejor forma de hacerlo y el resultado nos dirá si la empresa es productiva o si hay que introducir cambios para cumplir con los objetivos que se han establecido.

Cómo se mide la productividad de una empresa con Excel

A la hora de calcular la productividad hay que diferenciar entre la productividad del trabajo y la productividad global, dos cuestiones similares pero con diferencias que conviene matizar. Cuando hablamos de medir la productividad del trabajo hablamos de un cálculo a partir de unos datos objetivos. Es el resultado de dividir la producción entre las unidades de factor de trabajo utilizadas, y aquí entran en escena el número de empleados que tenemos, la maquinaria, la materia prima, el coste de estos tres elementos, etc.

Por su parte, cuando nos referimos a productividad global hay que dividir la producción obtenida entre los factores utilizados, y aquí es donde se nota la influencia de los denominados intangibles, por ejemplo la atención que hemos ofrecido al cliente, el servicio postventa, el papel de la dirección de la empresa, etc. Es muy difícil transformar estos factores en números para el cálculo de la productividad con Excel, aunque no tendremos más remedio que traducirlos a una unidad de medida común, es decir, el dinero.

Generalmente, se multiplica cada unidad por el precio que tiene, lo que nos permite obtener unos números que podemos aplicar a la fórmula utilizada para medir la productividad con Excel. En el caso de la productividad global, conviene destacar que cuantos más factores se tengan en cuenta, más fiel a la realidad será el resultado que obtengamos, aunque es innegable que a medida que se añadan variables a la operación esta se vuelve más compleja, ya que tenemos que convertirlas en dinero para poder hacer los cálculos.

Fórmula para calcular la productividad

Para calcular la productividad con Excel podemos aplicar una fórmula de Excel que nos revelará si la empresa es productiva o no. En primer lugar, nos encontramos con que productividad de trabajo = producción obtenida / unidades de factor de trabajo empleadas. La producción obtenida equivale a la producción total diaria multiplicada por su precio, mientras que las unidades de factor de trabajo incluyen los costes de plantilla -sueldo-, maquinaria y materia prima. Si el resultado es superior a 1, la productividad es positiva; si está por debajo de 1, es negativa.

Mucho más complejo es el cálculo de la productividad global. En este caso, la fórmula a utilizar es Productividad global : valor de la producción / valor de los factores empleados. Como en el caso anterior, para calcular el valor de la producción hay que usar la fórmula de Excel para multiplicar y emplearlo en el número de unidades que se producen en un día por el precio de venta, mientras que en la segunda parte de la fórmula, el valor de los factores, volvemos a encontrarnos con los sueldos, costes de maquinaria y materias primas, etc., además de los intangibles de los que hablábamos anteriormente.

Finalmente, conviene destacar que tenemos una serie de plantillas de Excel para calcular la productividad. Se trata de herramientas tan interesantes como el diagrama de Gantt o un cronograma de actividades que nos permiten medir la productividad con Excel. Estos documentos incluyen una serie de funciones y fórmulas que nos permiten calcular la productividad con solo introducir los datos, mientras que si te limitas al uso de las fórmulas que hemos visto tendrás que crear la plantilla tú mismo para calcular la productividad.