Aprende a calcular el índice de absentismo con Excel

Podemos definir el absentismo laboral como la ausencia o el abandono del puesto de trabajo y las obligaciones del trabajador. Por una parte están los permisos retribuidos, como las vacaciones, pero también hay que tener en cuenta las bajas o ausencias por enfermedad, ausencias justificadas y sin justificar o ausencias no retribuidas, situaciones donde la empresa realiza un gasto de personal que no le aporta ningún valor. Para reducir este gasto estéril es interesante conocer los niveles de absentismo, por ejemplo calculando el índice de absentismo con Excel.

Cómo calcular el absentismo laboral con Excel

Calcular el índice de absentismo laboral es la forma más fácil de conocer el absentismo en nuestra empresa. Este índice no deja de ser el porcentaje entre el número de horas de ausencia de los trabajadores a su puesto y el número total de horas que se trabajan en una empresa. Para ello, se utiliza una fórmula matemática donde se dividen las horas de absentismo entre las horas trabajadas y se multiplica por 100. La fórmula es IAL = (nº total de horas de absentismo / nº total de horas trabajadas) x 100.

¿Y cómo podemos calcular el índice de absentismo con Excel? Tan fácil como aplicar esta fórmula en una hoja de Excel. Para ello, es imprescindible realizar un seguimiento de las ausencias de cada trabajador, justificadas o no, por ejemplo a través de la plantilla Excel de control de ausencias. Es un documento de Excel en el que queda registrada cada ausencia, lo que nos ofrece la primera parte de la fórmula para calcular el índice de absentismo laboral. Puedes calcular el IAL mensual o anual de cada trabajador o de la empresa.

Lo ideal sería obtener un índice de absentismo laboral muy bajo, aunque hay que tener en cuenta que en los últimos años esta cifra se ha disparado en el mercado laboral español. Los últimos datos dicen que el índice de absentismo laboral en 2017 está en el 5%, todo un récord. En 2016 estaba en el 4,8%, datos similares a los de 2007, justo antes de la crisis cuando se situaba en el 4,7%-; aunque tras el estallido de la crisis la cifra se redujo hasta el 4,1% en años como 2013.

Más allá del índice de absentismo laboral, también hay que valorar las razones por las que se producen las ausencias de los trabajadores, especialmente si el IAL es bastante elevado, ya sea en un trabajador en particular o en la empresa en general. Herramientas como Excel para controlar el absentismo nos ayudan también a analizar las causas del absentismo de los trabajadores, y a partir de estos resultados podemos tomar las medidas necesarias para tratar de reducirlo.

El factor de Bradford

Si quieres ir un poco más allá del índice de absentismo laboral, podemos utilizar el factor de Bradford para detectar los comportamientos repetitivos en lo referente a ausencias del trabajo. El resultado será similar al que obtendremos con la plantilla de Excel de la que hemos hablado, pero también puedes aplicar la fórmula Factor de Bradford = n^2 x d, donde la n corresponde al número de bajas o ausencias de cada empleado durante el periodo a analizar y la d equivale al número de días de baja en total.

Quizá el resultado sea más completo que el del índice de absentismo laboral, ya que incluye tanto la duración como el nombre de los trabajadores, mientras que el IAL se centra más en uno de los dos aspectos. En cualquier caso, Excel nos ofrece las herramientas necesarias para tener bajo control las ausencias de nuestros trabajadores y tomar las medidas convenientes para hacer frente a un de los problemas más graves a los que puede enfrentarse nuestra empresa.

Controla las ausencias laborales con Excel

Calculadora de absentismo laboral