Accede a toda la documentación de tus empleados con Excel
Gestionar los datos y documentación de nuestros trabajadores es una ardua tarea. Está claro que tener una base de datos con todos los trabajadores es indispensable para la correcta gestión, pero la cosa se complica un poco cuando hablamos de la documentación de los trabajadores. Cuando en su día se unieron a la plantilla nos dieron su DNI, el número de cuenta corriente o el de afiliación a la Seguridad Social, además de documentos internos, y deberíamos poder acceder a sus documentos cuanto antes.
Cómo organizar la documentación de los trabajadores
La clave tanto para la gestión diaria de la documentación de los trabajadores como para luego poder reflejar estos documentos en Excel es imprescindible ser ordenados y metódicos. Por eso, vamos a crear una carpeta en nuestro ordenador que se puede llamar “trabajadores”, “empleados”, etc. y en esta carpeta crearemos una subcarpeta para cada trabajador. La bautizaremos con el nombre y apellido de cada trabajador, y dentro de esta carpeta introduciremos toda la documentación relativa a cada empleado.
Es muy importante recalcar lo de ser ordenados y metódicos, ya que necesitamos que cada carpeta tenga los mismos contenidos. Solo si todas las carpetas tienen los mismos documentos personales vamos a poder establecer un patrón para acceder a cada documento a través de Excel. También hay que nombrar igual a los documentos, de modo que podamos identificar rápidamente el nombre del trabajador y el tipo de documento, por ejemplo “nº afiliación SS Apellido 1, Apellido 2, Nombre”.
Cómo tener acceso a la documentación de los empleados en Excel
Una vez hemos creado la carpeta con los documentos de cada trabajador y hemos unificado los documentos que hay en ellas, llega el momento de abrir un documento de Excel y crear una tabla con el nombre y apellidos de los trabajadores y el tipo de documentos. En la columna con el nombre de cada trabajador, aparecerán en la misma disposición que en la carpeta. Así, si hemos utilizado el formato “Apellido 1 Apellido 2, Nombre” en la carpeta, lo utilizaremos en el Excel; si antes has indicado el nombre, utilizaremos ese formato.
En cuanto al resto de columnas, es imprescindible introducir el DNI, nº de afiliación a la seguridad social o de cuenta bancaria. También puedes introducir documentos internos, como la tarjeta de acceso, el contrato y cualquier otro documento que haya tenido que firmar para incorporarse a su puesto de trabajo. La clave de la operación está en el uso de la función HIPERVINCULO, donde incluiremos los encabezados de las filas y columnas de la tabla que acabamos de crear. Con referencias de celdas mixtas y absolutas puedes arrastrar la fórmula a la derecha y hacia abajo.
De este modo, utilizamos la herramienta autocompletar y verás como se rellenan las diferentes celdas de la tabla con una serie de hipervínculos que nos llevan al documento exacto. Para comprobar que se ha enlazado correctamente, solo tienes que hacer click sobre alguno de los enlaces y comprobar que el documento que se abre efectivamente corresponde tanto al trabajador como al tipo de documento que esperábamos conseguir.
El resultado será un interesante documento de Excel que nos permite acceder rápidamente a los documentos de nuestros trabajadores desde el ordenador. Es mucho más práctico que si tenemos que buscar los documentos uno a uno navegando entre las diferentes carpetas donde se guardan esos documentos, ya que el Excel nos ofrece la ventaja de que los tenemos todos en la misma página. Si quieres abrir varios documentos a la vez, solo tienes que seguir esos enlaces y no estar abriendo y cerrando carpetas.
Otras ventajas de organizar la información con Excel